Các trưởng thân mến
việc điều hành ở đoàn cần nêu rõ từng nhiệm vụ của mỗi người để biết phần vụ của mình, để công tác, để hiểu và hổ trợ lẫn nhau , tránh dẫm chân lên nhau. với mong muốn chia sẽ kinh nghiệm đời sống huynh trưởng thực tế tại đoàn, Mõ tui mong được sự góp ý cách riêng với bài nay nha các bạn,
Ban quản trị của một Đoàn TNTT được hình thành, áp dụng theo điều 11, 15, 16 Chương II, điều 28, 29, 30 Chương III của Nội Quy Tổng Liên Đoàn TNTT, qua đó, vai trò và nhiệm vụ của mỗi thành viên Huynh trưởng trong BQT cần được hiểu rõ để mọi công việc điều hành trong đoàn cụ thể, nhịp nhàng, tránh dẫm chân lên nhau. Qua đó
1- HUYNH TRƯỞNG CẤP ĐOÀN :
1. Các Huynh Trưởng phải là những anh chị Giáo lý viên trong Giáo xứ, có nhiệt tình tông đồ, có tinh thần trẻ và yêu trẻ, thích sinh hoạt và tự nguyện hy sinh phục vụ cho giới trẻ, giúp các em trở nên người hoàn thiện. Họ sẽ được Cha Tuyên Úy giới thiệu và gửi đi tham dự các khoá huấn luyện Huynh trưởng/Giáo lý viên do Phong Trào tổ chức qua hệ thống các cấp : I- II và III để trở thành những Huynh Trưởng gương mẫu về đạo đức, về khả năng lãnh đạo, về tư cách người Trưởng và các chuyên môn khác.
2. Các Huynh Trưởng trong Ban Quản Trị là huynh trưởng cấp lãnh đạo, do đó cầnphải có chứng chỉ khả năng Cấp II trở lên.
2- HUYNH TRƯỞNG CẤP NGÀNH :
3. Các Ngành Trưởng của Ngành Ấu và Thiếu phải đủ 21 tuổi; ngành Nghĩa phải đủ 22 tuổi, có chứng chỉ khả năng Huynh Trưởng Cấp II trở lên, đã phục vụ trong Phong Trào ít nhất 1 năm với tư cách Huynh Trưởng/Giáo lý viên. Các HT này phải được Cha Tuyên Úy Đoàn chứng nhận có đủ khả năng xứng hợp, có đủ tư cách và đạo đức và có giấy bổ nhiệm của Cha Xứ do cha Tuyên uý tiến cử.
4. Các Trưởng Ngành có nhiệm vụ :
0 Giúp đỡ và huấn luyện bổ túc cho Huynh Trưởng các Phân đoàn, Chi Đoàn;
0 Phối hợp với Phân Đoàn Trưởng để soạn chương trình dài hạn cho Ngành;
0 Kiểm soát tiến độ học tập của đoàn sinh và các hoạt động tại Phân đoàn, Chi Đoàn trong Ngành.
0 Chịu trách nhiệm về hành chánh với cấp trên.
- · Các Phó Ngành có nhiệm vụ cộng tác và thay thế trưởng Ngành khi trưởng ngành vắng mặt
6. Phân Đoàn trưởng là người trực tiếp điều phối các Huynh trưởng trong đoàn nhận nhiệm vụ trực tiếp giảng dạy cho các em Thiếu nhi trong đoàn
7. Các Phân đoàn Trưởng của Ngành Ấu và Thiếu phải đủ 20 tuổi; ngành Nghĩa phải đủ 21 tuổi, có chứng chỉ khả năng Huynh Trưởng Cấp II trở lên, đã phục vụ trong Phong Trào ít nhất 1 năm với tư cách Huynh Trưởng/Giáo lý viên. Các HT này phải được Cha Tuyên Úy Đoàn chứng nhận có đủ khả năng xứng hợp, có đủ tư cách và đạo đức và có giấy bổ nhiệm của Cha Xứ do cha Tuyên uý tiến cử.
8. Trong các Chi Đoàn ngành Ấu và ngành Thiếu, các Chi Đoàn Trưởng phải đủ 19 tuổi; còn với ngành Nghĩa, các Chi Đoàn Trưởng phải đủ 21 tuổi và có chứng chỉ khả năng Huynh Trưởng Cấp I trở lên. Các Huynh Trưởng này đã tập sự ít là 6 tháng và được Cha Tuyên Úy Xứ Đoàn chứng nhận có đủ tư cách, đạo đức và bổ nhiệm. Chi Đoàn Trưởng được quyền điều khiển và huấn luyện đơn vị mình theo đúng Nội Quy, Nghi Thức, Thủ Bản, các mệnh lệnh cấp trên và các tài liệu chính thức của Phong Trào. Ngoài ra còn có Chi Đoàn Phó và các huynh trưởng tập sự có nhiệm vụ trợ giúp và thay thế khi Chi Đoàn Trưởng vắng mặt.
3- NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN BAN QUẢN TRỊ.
- · Ban Quản Trị Đoàn chịu trách nhiệm với Cha Tuyên Úy về việc tổ chức và các sinh hoạt trong Đoàn như sau :
0 Lên chương trình hoạt động hằng năm, quý cho đoàn, trong đó bao gồm: Học tập Giáo lý – Phong trào – Nhân bản – Đạo đức – Chuyên môn ( Chương trình Thăng tiến )
0 Lên kế hoạch tổ chức các chiến dịch thi đua ngắn hạn hoặc dài hạn cho Đoàn
0 Thực thi các quyết định của cấp trên liên quan đến Đoàn TN
0 Điều hành về chuyên môn, quản trị, hành chánh và tài chánh của Đoàn
0 Theo dõi và thực thi Chương Trình Thăng Tiến trong việc huấn luyện đoàn sinh
0 Nghiên cứu các tài liệu học hỏi và huấn luyện, cũng như đề nghị lên cấp trên những vấn đề cần cập nhật hóa.
0 Liên lạc chặt chẽ với cấp trên theo thủ tục hành chánh hằng năm: làm bản phúc trình về tình trạng Đoàn; hợp thức hóa Ban Quản Trị qua mỗi nhiệm kỳ hoặc xin thăng cấp cho Huynh Trưởng….
0 Phối hợp các sinh hoạt và các chương trình huấn luyện cho các Ngành.
0 Đại diện Đoàn trong việc giao tiếp với các đoàn thể bạn, với phụ huynh và với Hội Đồng Mục Vụ Giáo Xứ…
0 Phối hợp với các Đoàn trong Giáo Hạt để cùng chung huấn luyện các Huynh Trưởng tập sự (dự trưởng)
0 Gởi Huynh Trưởng tham dự các sa mạc huấn luyện do Hiệp Đoàn, Liên Đoàn hay Trung Ương tổ chức.
4- Ban Điều Hành Đoàn :
10. Vai trò của Đoàn Trưởng :
0 Đoàn Trưởng là thành viên quan trọng nhất trong Ban Quản Trị Đoàn. Là người chịu trách nhiệm và trực tiếp điều khiển Đoàn dưới sự hướng dẫn của Cha Tuyên Úy.
0 Đoàn Trưởng được Hội Đồng Mục Vụ Giáo xứ coi là thành viên thuộc Giới Trẻ. HĐMV Giáo Xứ nên yểm trợ cho việc hoạt động của Đoàn, nhất là những khi Đoàn tổ chức chiến dịch thi đua, tổ chức cho các em lãnh nhận các bí tích, tổ chức thăng cấp đoàn sinh, tổ chức các sa mạc huấn luyện…
0 Đoàn Trưởng cũng được các Phụ huynh tin tưởng, cậy nhờ trong việc huấn luyện con em họ nên người và nên thánh. Vì thế Đoàn Trưởng cũng như các Huynh Trưởng trong Đoàn cần có những liên hệ thiện cảm với Phụ huynh.
0 Nếu Đoàn không có các Thầy, các Soeur Trợ Úy thì Đoàn Trưởng đảm nhiệm thêm trách nhiệm hướng dẫn đời sống thiêng liêng, đến cách sống đạo của Đoàn sinh phụ với Cha Tuyên úy.
0 + Để Đoàn Trưởng có thể chu toàn nhiệm vụ được giao, Đoàn Trưởng còn có các Huynh Trưởng trong Đoàn cộng tác. Vì thế Đoàn Trưởng phải là người có khả năng lãnh đạo, có tư cách xứng đáng và có nhiều uy tín. Như vậy Đoàn Trưởng phải từ 25 tuổi trở lên, đã tham dự Sa mạc Huấn luyện Cấp II trở lên, đã phục vụ với tư cách Huynh Trưởng trong Đoàn ít là một năm. Đoàn Trưởng nên từ nhiệm sau 2 nhiệm kỳ dù vẫn được các Huynh Trưởng trong Đoàn tín nhiệm.
11. Nhiệm vụ của Đoàn Trưởng :
Chương trình GIÁO LÝ:
0 Đoàn Trưởng chịu trách nhiệm và kết nối chương trình giáo lý của đoàn giữa Cha Tuyên Úy, Trợ Úy, Ban Huấn giáo với Ban Huynh Trưởng theo đúng ý hướng của Cha Tuyên Úy.
0 Đoàn Trưởng kết hợp với Đoàn Phó Nội vụ ( Học Hỏi ) lên chương trình học tập sinh hoạt năm theo từng quý, học kỳ, theo dỏi tiến độ giảng dạy giáo lý của Huynh trưởng đoàn, nhắc nhở và tổ chức ôn thi giữa 2 học kỳ và chịu trách nhiệm về kết quả giáo lý của thiếu nhi trước Cha Tuyên Úy.
0 Qua Đoàn Phó Nội vụ, Đoàn Trưởng nhắc nhở, đôn đốc các Trưởng Ngành, Chi Đoàn Trưởng thực hiện đúng tiến trình giáo lý đã đề ra.
0 Đoàn Trưởng kết hợp với Đoàn Phó Ngoại vụ, các Ủy viên giúp thiếu nhi ôn tập giáo lý qua các chương trình thi đua hàng quý, hàng tháng.
0 Đề xuất lên Cha Tuyên Úy những trường hợp thiếu nhi mang tính cách, hoàn cảnh đặc biệt có ảnh hưởng lớn đến việc giáo dục đức tin của em.
0 Đoàn Trưởng chịu trách nhiệm trước Cha Tuyên Úy về nhân lực Huynh Trưởng, đáp ứng kịp thời trong các giờ giáo lý.
Chương trình PHONG TRÀO:
0 Đoàn Trưởng có nhiệm vụ duy trì và phát triển tinh thần đoàn kết, yêu thương trong Đoàn và giữa các Huynh Trưởng với nhau.
0 Đoàn Trưởng có nhiệm vụ triệu tập và chủ tọa các phiên họp định kỳ và bất thường của Ban Quản Trị để phổ biến, duyệt xét các sinh hoạt của Đoàn, hoán chuyển Huynh Trưởng và lên kế hoạch hoạt động cho Đoàn luôn thăng tiến.
0 Đoàn Trưởng cùng với các Đoàn Phó phối hợp lên chương trình hoạt động ngắn hạn hay dài hơi cho Đoàn. Huấn luyện Đội Trưởng và Dự Trưởng, cũng như huấn luyện bổ túc cho các Trưởng mới đi sa mạc huấn luyện trở về.
0 Đoàn Trưởng có trách nhiệm ký các văn thư gửi đi có liên hệ đến Đoàn.
12. Nhiệm vụ của Đoàn Phó Nội Vụ :
Chương trình GIÁO LÝ:
0 Đoàn Phó Nội vụ chịu trách nhiệm chính về giáo lý tại đoàn : nghiên cứu, phân chia giờ dạy, các bài học giữa các ngành một cách cụ thể; phân định từng quý để theo dõi, nhắc nhở các HT những gì cần bổ sung trong giờ giáo lý. Kết hợp với Ban Trợ giáo, Ban Huấn giáo nếu cần.
0 Đoàn Phó Nội vụ trực tiếp điều động và giải quyết nhân sự Huynh trưởng GLV cho các chi đoàn khi khiếm khuyết
0 Cùng với ban Nghiên huấn và các trợ giáo, Đoàn Phó Nội vụ xây dựng Chương trình và tổ chức Ôn thi và Thi học kỳ.
0 Đoàn Phó Nội vụ là người đệ trình lên Đoàn Trưởng và Cha Tuyên Úy Chương trình Giáo lý toàn đoàn cũng như kết quả học tập giáo lý của các em theo từng quý, từng học kỳ
Chương trình PHONG TRÀO
0 Đoàn Phó Nội vụ là người cộng tác với Đoàn Trưởng để điều hành các sinh hoạt nội bộ của Đoàn. Vì thế Đoàn Phó cũng phải có chứng chỉ Huynh Trưởng Cấp II trở lên.
0 Đoàn Phó Nội vụ là người có quyền Đoàn Trưởng, điều hành Đoàn khi Đoàn Trưởng vắng mặt hay từ nhiệm cho tới khi bầu được Ban Quản Trị mới.
0 Đoàn Phó Nội vụ kiêm luôn vai trò Nghiên Huấn : lo phân phối, sắp xếp các chương trình huấn luyện Đội Trưởng, Dự Trưởng và đoàn sinh.
0 Là người sát cánh với Đoàn Trưởng, là người đồng hành với các Trưởng Ngành (Phân Đoàn) trong việc huấn luyện và sinh hoạt học hỏi hàng tuần….
0 Là người phối hợp với Thủ quỹ để có kế hoạch gây quỹ cho Đoàn, phổ biến và điều động cho các sinh hoạt này được kết quả tốt đẹp.
13. Nhiệm vụ của Đoàn Phó Ngoại Vụ :
Chương trình GIÁO LÝ:
0 Đoàn Phó Ngoại vụ kết hợp với Đoàn Phó Nội vụ tổ chức những hoạt động thi đua về giáo lý theo kế hoạch tháng (quý, học kỳ) dựa trên Chương trình đoàn.
0 Cùng với thư ký, Đoàn Phó Ngoại vụ kiểm soát và thông báo tiến độ học giáo lý theo từng tháng (quý, học kỳ) tới Phụ huynh qua Sổ Liên lạc (Bảng Kết quả).
0 Đoàn Phó Ngoại vụ chịu trách nhiệm thực hiện hành chánh giáo lý (thông báo thi lại, thư mời họp PH).
Chương trình PHONG TRÀO:
0 Đoàn Phó Ngoại vụ chịu trách nhiệm hoạt động đối ngoại, giao tế với các đoàn thể bạn, với các thành phần trong giáo xứ, với các phụ huynh… nên cũng phải có chứng chỉ khả năng Cấp II trở lên.
0 Đoàn Phó Ngoại vụ được thay quyền Đoàn Trưởng sau Đoàn Phó Nội vụ trong trường hợp cả hai vắng mặt.
0 Đoàn Phó ngoại vụ đại diện Ban Quản Trị Đoàn tham dự các cuộc lễ, các buổi họp do các Đoàn thể bạn mời; hoặc đi thăm viếng, ủy lạo trong các việc hiếu hỷ…
0 Sắp xếp các chương trình, tổ chức các chiến dịch thi đua, hội thao chuyên môn, rèn luyện kỷ năng cho đoàn sinh theo hệ thống, lên chương trình hoạt động cho đoàn theo từng quý
0 Liên hệ các phương tiện tổ chức ngoại vi cho các điều kiện tổ chức thi đua
14. Thư Ký Ban Điều hành Đoàn :
Chương trình GIÁO LÝ:
0 Thư ký kết hợp các thông tin từ Trưởng Ngành và Đoàn Trưởng để thực hiện thông báo công khai tiến độ học tập giáo lý của ngành, chi đoàn trên Bảng Thông tin của đoàn. Trong các buổi họp Hội Đồng Huynh trưởng
0 Thư ký thực hiện các biểu mẫu và Thư mời, Thư báo đến phụ huynh và các đoàn thể liên quan.
0 Lập danh sách, cập nhật thông tin đoàn sinh học giáo lý từ các trưởng Ngành
0 Thực hiện biểu mẫu chương trình hoạt động theo từng tuần, tháng, quý đến các Huynh trưởng trong đoàn, thông báo chương trình hoạt động của đoàn đến các huynh trưởng đoàn
Chương trình PHONG TRÀO:
0 Cập nhật hoá và lưu giữ danh sách hồ sơ cá nhân với đầy đủ chi tiết (địa chỉ, số điện thoại…) của các vị Tuyên úy, Hộ uý, Trợ úy, Cố Vấn, Ân nhân, Ban Quản Trị, các Huynh Trưởng và Đoàn sinh… trong sổ Đoàn để tiện dụng và báo cáo khi cần.
0 Lập và lưu giữ hồ sơ các văn thư đi, đến, các tài liệu tổ chức, huấn luyện, các bản phúc trình và báo cáo của các đơn vị liên hệ…
0 Gửi các văn thư : xin cấp chứng chỉ Huynh Trưởng, xin Bổ nhiệm Huynh Trưởng… hoặc thông báo của Ban Quản Trị.
0 Nhắc Ban Quản Trị các ngày lễ kỷ niệm như : bổn mạng Đoàn, Cha Tuyên úy, Hộ úy… để kịp sửa soạn và tổ chức.
0 Phối hợp với các Đoàn Phó để làm biên bản phúc trình thường niên gửi lên cấp trên liên hệ.
0 Giúp thủ quỹ trông coi, bảo quản các tài sản của Đoàn.
15. Thủ Quỹ Ban Điều Hành Đoàn :
Chương trình GIÁO LÝ:
0 Bảo đảm đầy đủ tài liệu dạy và học giáo lý cho đoàn.
0 Cung cấp các tài liệu giáo lý, các trợ huấn cụ cần thiết như bản đồ, tranh ảnh, phấn bảng, … theo dõi và thu hồi sau sử dụng.
Chương trình PHONG TRÀO:
0 Giữ hồ sơ thu, chi chung của Đoàn.Gìn giữ, bổ túc và sắm thêm các vật dụng dùng chung cho Đoàn.
0 Lên kế hoạch và đề nghị lên Ban Quản Trị Đoàn thực hiện việc gây quỹ cho Đoàn vào các dịp Lễ Tết.
0 Cộng tác với Phó Nội vụ để phát hành sách báo, tài liệu sinh hoạt cho Đoàn để thêm ngân qũy sinh hoạt.
0 Cộng tác với Phó Ngoại vụ tìm các vị Ân Nhân, các vị Bảo trợ cho Đoàn…
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét